Gmailは、スター機能とアーカイブ機能を使ってスマートに活用する
HT-03A、Android端末をお使いの方はGmailをメインのメールサービスとして利用していると思いますが、Gmailの「スター」機能や「アーカイブ」機能を活用していますか？
Gmailの「受信トレイ」届いたメールは、確認した後「アーカイブ」と言うボタンを押して、受信トレイから退避させるようにするとスッキリします。
また、アーカイブする前にちょっと気になった、また閲覧するかも知れないメールに対しては「スター」をつけておくことで、わざわざ受信箱に残したままにしなくても済むようになります。
この「アーカイブ」機能と「スター」機能は、PC、Android端末どちらでも同じ操作ができ、一方で行った操作はWEBを通じてすべての端末からアクセスする場合に適用されます。
Gmailに届いたメールを確認した後、画面下に表示されている「Archive」をクリックするとメールが「すべてのメール」にアーカイブされ、「受信トレイ」から消えます。
もう一度読み返す必要があるメールでしたら、メールの件名の右に表示されている星型アイコンをタップしてスターを付けてあげると、あとから「スター付き」と言うラベルを表示すればすぐにスターを付けたメールを確認することが出来ます。
このように、確認したメールは捨てるのではなくアーカイブし、後から検索でもなんでもして探せるようにしておきます。重要なメールにはスターを付けたり、特定のラベルをつけたりして管理します。
そうして、常に受信トレイは「受信したけど面倒だから読まない」と言うメールではなく、「タイトルすら確認していない完全な味読メール」だけが残ることになります。タイトルを確認して、即不要だと感じたら即「アーカイブ」してしまえば良いのです。
これまでは、メールボックスの容量を気にして不要なメールを削除したり、大掛かりなフィルタを作成してメッセージを受信箱ごとに振分けたり、受信箱には既読・未読が入り混じっていたりして管理の手間や苦労がそれなりにあったと思いますが、Gmailでは「読んだメールはアーカイブ、気になるメールだったらスターを付ける」と、ただこれだけの作業でいろいろとうまくいくと思います。
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